In questo articolo ti voglio parlare di Omnifocus, l’app che utilizzo personalmente per gestire task e impegni con il metodo GTD. Ti dico subito che Omnifocus è disponibile solo per sistemi Apple, perciò Mac, Iphone e Ipad, anche se ultimamente è uscita una versione web disponibile per tutti.
Contenuti:
Come funziona Omnifocus
Omnifocus è un app per gestire tutti gli impegni di lavoro, ma non solo, lavora sul metodo GTD di David Allen, se non conosci il metodo GTD ti consiglio di leggere proprio il libro di David Allen. Ne ho provati e utilizzati diversi di app per gestire i task, ma Omnifocus li batte tutti e ogni volta che ho provato a cambiare, poi sono sempre tornato su Omnifocus.
Omnifocus fà parte della galassia Omnigroup che si occupa di app e tool per la produttività a 360 gradi. Omnifocus ha come scopo quello di liberarci da impegni da ricordare, task, progetti e tante altre cose che finirebbero in un fogliettino di carta volante che poi non troveremo mai.
Omnifocus si divide essenzialmente in 6 elementi:
- inbox
- progetti
- tag
- bollettino
- contrassegnati
- revisione
Proprio in linea con il metodo GTD, Omnifocus consente in modo lineare di:
- Tenere in inbox tutto quello che ci capita nella mente ma che non ha ancora una collocazione in un progetto preciso, perciò lo mettiamo in inbox per poi spostarlo
- Avere alla voce progetti tutte le liste di progetti che possono essere anche inseriti in macro cartelle. Dentro questi progetti possiamo inserire tutte le nostre task (più avanti ti dico come sono fatte le task)
- In tag troviamo tutte le cose da fare divise per tag, io per esempio utilizzo 6 tag che assegno ad ogni task per capire importanza e tempo
- il bollettino invece permette di avere un elenco di tutte le task in ordine di scadenza, molto molto utile, direi fondamentale.
- le task che abbiamo contrassegnato con la bandierina, per capire che sono più urgenti, saranno tutte alla voce contrassegnate
- l’ultimo pulsante è revisione, qui possiamo revisionare tutte le nostre task e progetti per avere una visione di insieme e riprogrammare le cose da fare. La revisione è uno dei fattori principali del metodo GTD.
Queste sono le 6 tab principali che trovi nella versione standard, mentre nella versione pro avrai molti più elementi personalizzabili.
Omnifocus già nella sua versione standard offre tutto quello di cui hai bisogno per incrementare la tua produttività, permettendoti di gestire progetti, task e scadenze in maniera efficace. Vediamo adesso alcune caratteristiche di Omnifocus.
Funzioni di Omnifocus
Praticamente quasi impossibile elevarti qui tutte le funzioni di Omnifocus, ti posso dire che fà di tutto ed è l’app più potente che utilizza il metodo GTD, forse quella che più di avvicina è Things 3. Ti elenco le funzioni più importanti:
- creazione task
- promemoria (per ogni task è possibile inserire una data per il promemoria)
- promemoria personalizzato (per ogni task è possibile avere una notifica anche personalizzata decidendo orario in cui la vogliamo ricevere)
- durata stimata (per ogni task è possibile inserire la durata stimata del task)
- ripeti (è possibile rendere un task ripetitivo)
- note (su ogni task abbiamo un pulsantino per inserire le note)
- tag
- progetti paralleli
- progetti sequenziali
- cartelle di progetti
- status dei progetti (a disposizione 3 status che sono: attivo, completo e in sospeso)
- sincronizzazione (utilizza un sistema cloud fornito da Omnigroup per la sincronizzazione)
- contrassegnare task
- revisione task
E molte altre funzioni che elencarti possono diventare anche noiose.
Come utilizzo io Omnifocus
Ti spiego adesso come utilizzo io Omnifocus, non ho la versione web, ma utilizzo le app acquistate diversi anni fà sia per la versione Mac che per la versione Ios. Ecco come utilizzo Omnifocus per migliorare la mia produttività:
- Entrata: in entrata inserisco tutto quello che mi viene in mente di fare, che vorrei fare, o anche semplici idee. Lo utilizzo per appuntare qualsiasi cosa. A fine giornata controllo sempre l’inbox, se è qualcosa da fare modifico l’appunto in task e la inserisco nel progetto assegnando tag, tempo, data e in caso le note, se invece non è una cosa da fare nell’immediato o ancora ci devo ragionare la lascio li e la riprendo a fine settimana lavorativa per decidere se inserirla in un progetto, cancellarla, o inserirla nella mia lista “forse un giorno”.
- Progetti: qui metto tutti i miei progetti, alcuni sono inseriti dentro delle macro cartelle che utilizzo per dividere in caso i grossi progetti in più liste, o per assegnare una cartella ad un cliente che ha più progetti. Dentro ogni progetto ci sono tutte le varie task
- Tag: i tag sono molto comodi e possono essere utilizzati come voi. Io personalmente utilizzo i tag per dividere i task in base al focus che richiedono e al tempo.
Quanto costa Omnifocus
Omnifocus come detto all’inizio è disponibile solo per sistemi Apple, ma c’è una versione web che permette l’utilizzo a tutti. Mi dirai cosa cambia tra la versione web e le app? facile, la versione web è in abbonamento mensile o annuale, mentre le app le acquisti solo una volta.
Sotto ti elenco i prezzi delle varie versioni di Omnifocus:
- Mac: versione standard 49.99$ e versione pro 99.99$
- Ios: versione standard 49.99& e versione pro 79.99$
- Web: 9.99$ al mese oppure 99.99$ anno
Le app sono vendute separatamente, perciò se vuoi Omnifocus su Mac e Iphone o Ipad, dovrai acquistare le app separatamente. Ti ricordo che le app a differenza della versione web, si acquistano solo una volta e non richiedono abbonamenti. La versione web invece è in abbonamento e contiene la versione pro di Omnifocus.
Ti consiglio di iniziare a provare Omnifocus scaricando la versioen trial che tura 15 giorni e solo dopo la prova, se Omnifocus combacia con i tuoi interessi allora di valutare la versione che ti conviene acquistare.
Trovi la versione trial direttamente qua: Omnifocus gratis per 15 giorni.
Omnifocus 4
Aggiorno questo post inserendo che Omnigroup, dopo un lungo periodo di versione beta ha ufficialmente rilasciato Omnifocus 4. La nuova versione di Omnifocus è ancora più potente ma senza perdere le funzionalità passate tanto care a chi utilizza con successo il metodo gtd. Omnifocus 4 ha un’interfaccia più moderna e riesce a offrire un’esperienza unica su tutte i dispositivi: mac, iphone, ipad e apple watch.
Novità di Omnifocus 4
Dopo averlo provato, devo dire che è abbastanza fedele a Omnifocus 3, tuttavia ci sono alcune novità:
- layout fluido: adesso il layout fluido permette un accesso rapido a tutte le informazioni anche su iphone e ipad, e con comnifocus pro è possibile personalizzare anche i campi visualizzati.
- forecast: struttura migliorata con la possibilità di nuove visualizzazioni
- prospettive: adesso le prospettive personalizzate permetto elenchi con ordinazione manuale
- Navigazione: introdotto un sistema di navigazione “avanti e indietro”
- Widget: aggiornati e migliorati i widget per tutti i dispositivi
- Omnifocus 4 per Apple Watch: introdotta un’applicazione indipendente proprio per Apple Watch
Ci sono anche delle novità e alcuni aggiornamenti di funzionalità per ogni tipologia di dispositivo, è possibile vederle tutte sul sito ufficiale di Omnigroup.
Articolo aggiornato giorno 19 Marzo 2024
